מחלקים משימות לארבעה רבעים: לעשות עכשיו, לתכנן, להאציל או לוותר. גוררים משימות בין הרבעים, מסמנים מה בוצע ומייצאים רשימה לצוות.
רוב הזמן כדאי להשקיע ברבע "לתכנן": דברים חשובים שעוד לא בוערים. ככה פחות דברים מגיעים לרבע "לעשות עכשיו". משימה ברבע "להאציל" אפשר לשייך לאדם.